頭のいい説明「すぐできる」コツ 鶴野充茂著

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１．はじめに

説明の本来の目的は、「伝える」「伝わる」だけでなく、「相手が行動を起こして結果が出る」ことです。

そのためには具体的にどうしたらよいか、以下に重要な点と感じた部分を引用します。

２．内容

（１）説明の順序を意識する

• 「大きな情報」から初めて「小さな情報」に移ると聞きやすい。
• 客観的な「事実」を説明し、次に客観情報に基づき主観的な「意見」を説明する。
• 相手が話の内容を理解したら、最後に相手に何をしてほしいか「お願い」する。
• まずは結論を１つに決める。その結論を明確に伝えるために話を組み立てる。

（２）話は短く

• 聞き手にとって重要度の高低の観点から情報を分ける。その上で重要度の低い背景情報をカットする。
• 文章を短くしようとするほど、厳密に言葉を選ぶようになる。その結果、聞き手にわかりやすい言葉が自然に選ばれる。
• 報告する側が次にどういう選択肢があるかを提示すると、報告を受ける側の判断は楽になる。

（３）いい言葉を選択する

• 相手のスケジュールや状況を配慮した言葉を添える。
• 日本語は語尾で意味が真逆になることがあるので、語尾をはっきり話す。
• 逆接語は聞き手は話し手にネガティブな印象や言い訳のニュアンスを持つので、予想外の出来事を意思を持って伝えるときなど最低限に留める。

３．教訓

 本書の冒頭に、「信頼される人」の説明とは以下の２点と記されています。

１分も話せばその人が「上司から信頼される人」かどうか、わかるそうです。

• 「説明の目的」がはっきりしていること。
• 説明で「相手への気遣い」ができていること。

 少し意識するだけで、相手の印象も変わると思うので、継続的に実践したいと考えています。